Varför tar klimatdeklarationer så lång tid?

Många tror att den största utmaningen med en klimatdeklaration är själva klimatberäkningen. I praktiken är det oftast tvärtom. Det svåra är att samla in rätt information från projektets alla aktörer, och det är där tiden försvinner.

Innan beräkningen ens kan börja behöver materialdata, mängdförteckningar och annan dokumentation samlas in, kontrolleras och kvalitetssäkras. Det är därför klimatdeklarationer ofta upplevs som både tidskrävande och administrativa. Här är de tre vanligaste tidstjuvarna, och vad du kan göra åt dem.

Informationen finns hos många olika aktörer

Ett byggprojekt består sällan av ett enda företag. Beställare, huvudentreprenörer, underleverantörer, installatörer och materialleverantörer ansvarar alla för olika delar av projektet. Det innebär att informationen som krävs för en klimatdeklaration är utspridd mellan många organisationer, och ingen aktör har normalt hela bilden.

För att skapa ett komplett underlag behöver uppgifter därför samlas in från flera håll, ofta under tidspress och med olika dokumentationsrutiner. Ju fler leverantörer som deltar, desto fler personer behöver kontaktas och desto fler underlag behöver kontrolleras.

Datainsamlingen är ofta manuell

I många projekt sker insamlingen fortfarande för hand. Projektledare eller hållbarhetsansvariga skickar e-post till leverantörer, följer upp uteblivna svar och sammanställer information från olika dokument. När en komplettering behövs börjar processen ofta om från början.

Det är också därför datainsamlingen nästan alltid tar längre tid än själva beräkningen. Tidsåtgången varierar kraftigt beroende på projektets storlek, hur många leverantörer som är inblandade och hur etablerade företagets arbetssätt är.

Excel, PDF:er och e-post gör det svåröverskådligt

En vanlig utmaning är att informationen lagras på många olika platser. Materialförteckningar kan finnas i Excel, EPD:er som PDF-filer, leverantörssvar i e-post och övrig dokumentation i olika projekt- eller affärssystem.

När allt ska sammanställas behöver uppgifterna ofta kopieras manuellt mellan olika dokument. Det ökar risken för fel, gör det svårare att säkerställa att rätt version används, och innebär att samma arbete behöver göras om i nästa projekt.

Så kortar du ledtiden

Digitalisering handlar inte bara om att byta papper mot digitala dokument. Den stora vinsten är att skapa ett gemensamt arbetsflöde där alla aktörer arbetar i samma process, i stället för att en person sammanställer allt i efterhand.

I MaterialityCheck skapar beställaren ett projekt och bjuder in projektets underleverantörer direkt i plattformen. Varje företag svarar bara på de frågor som är relevanta för den egna leveransen, vilket gör det enklare både för beställaren och leverantören. När uppgifterna skickas in struktureras de automatiskt och kan återanvändas för att skapa underlag till klimatdeklarationer. I stället för att jaga dokument via e-post och sammanställa manuellt får beställaren ett samlat och spårbart underlag genom hela projektet.

Vill du ha en konkret arbetsgång för hur du som beställare begär in datan, med färdig avtalstext och checklista, finns den i guiden om att samla in klimatdata från underleverantörer. Är du osäker på vad kravet innebär i grunden, börja med Vad är en klimatdeklaration?

Resultatet är mindre administration, bättre datakvalitet och en snabbare väg till en färdig klimatdeklaration.