Bra datainsamling börjar med en tydlig beställning. Ange vad varje företag ska lämna, hur underlaget ska avgränsas och vem som följer upp det.
Bestäm leveransen innan du bjuder in
Skilj mellan hela byggnadens klimatdeklaration och en rapport för ett företags del av projektet. Ange land, projekt, period och vilka byggdelar eller aktiviteter uppdraget omfattar. Boverkets vägledning om beräkningsunderlag beskriver vilka uppgifter som behöver tas fram för en svensk klimatdeklaration.
Gör en enkel ansvarsfördelning: vilket företag rapporterar materialet, vem rapporterar transporten och vem står för byggplatsens gemensamma energi? Samma faktura eller förbrukning ska inte hamna i flera rapporter.
Begär uppgifter som går att granska
- Mängd och enhet för material, energi och transporter.
- Spårbarhet till fakturor, leveranser eller andra underlag.
- Klimatdatakälla och version där leverantören lämnar beräknade värden.
- Redovisade antaganden och tydligt markerade luckor.
- Projektavgränsning så att gemensamma resurser fördelas och dubbelräkning undviks.
En förfrågan att anpassa
Följande är en arbetsmall för kommunikationen. Anpassa den till projektets avtal och metodkrav.
Ämne: Klimatunderlag för [projektnamn], senast [datum]
Hej! Vi behöver underlag för er del av [projekt] under [period]. Redovisa [material, transporter och energi som omfattas] och ange mängder, enheter samt källor. Markera uppskattningar och uppgifter ni saknar.
Ni får en separat projektinbjudan till MaterialityCheck. Följ den, granska resultatet och lämna rapporten i projektet. Gemensamma resurser som [byggel eller transporter] redovisas av [ansvarig] och ska inte räknas en gång till. Kontakta [namn och kontaktväg] vid frågor om omfattning eller underlag.
Följ upp i MaterialityCheck
Skapa projektet i rätt företagskontext, bjud in företagen och följ rapporterna i projektvyn. Granska varje inlämning innan du använder den i sammanställningen. Vid luckor kan du begära revidering och beskriva vilka uppgifter som behöver ändras. Se arbetsgången för beställare.
Granska både siffran och omfattningen
- Stämmer mängderna med uppdragets storlek och underlagen?
- Har rätt enheter och produkter använts?
- Är faktorerna lämpliga för den aktuella metoden?
- Är samma leverans med i flera företags rapporter?
- Finns relevanta poster utanför deklarationsgränsen?
- Vad saknas från företag som ännu inte har lämnat in?
En summering av inlämnade rapporter visar bara det underlag som faktiskt ingår. Den bevisar inte att hela byggnaden är täckt. För en klimatdeklaration behöver ansvarig person även kontrollera resurstäckning, byggdelar och övriga krav.
Spara underlagen för nästa granskning
Spara originalunderlag och den rapportversion som används i slutleveransen. Boverket anger att byggherren ska bevara underlag som styrker den inlämnade deklarationen i minst fem år. Se Boverkets arbetsgång och krav på underlag.
Förväxla inte projektets A1–A5-redovisning med en komplett företagsinventering. Så skiljer sig A1–A5 från Scope 1–3.