Integritetspolicy

1. Ansvar och kontakt

Den här policyn gäller MaterialityCheck på materialitycheck.ai. Den omfattar dig som besöker webbplatsen, kontaktar oss, använder ett konto eller förekommer i projektunderlag.

För administration av användarkonton, support och drift hanteras uppgifter av tjänstens operatör. När ett företag lägger in uppgifter om sina medarbetare eller andra personer för företagets eget ändamål ansvarar företaget för att det har rättslig grund och informerar de berörda. Behandling som sker på företagets uppdrag behöver regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal. Kontakta oss om ert företags dataskyddskrav.

2. Vilka uppgifter som hanteras

• Konto och företag: e-postadress, profiluppgifter, företagstillhörighet, roller och inbjudningar.
• Projekt och rapporter: projektnamn, plats, period, beskrivningar, mängder, kostnader, material, transporter, energi, beräkningsresultat och revisionshistorik.
• Dokument: fakturor, EPD:er och bilagor som du laddar upp, inklusive uppgifter som läses ut. Dessa kan innehålla namn, adresser, kontaktuppgifter eller andra personuppgifter.
• Medarbetare och resor: uppgifter som företaget anger i personal- och pendlingsfunktionerna, till exempel namn, adresser, färdsätt och avstånd.
• Kontakt och support: namn, e-post, eventuellt företag, meddelande och uppgifter som behövs för ärendet.
• Tekniska uppgifter: inloggnings- och säkerhetshändelser, förfrågningsdata, IP-adresser och uppgifter om webbläsare och enhet.

Uppgifterna kommer från dig, en kollega, ett företag som bjuder in dig eller det material som laddas upp. Ange bara uppgifter som behövs för uppdraget. Undvik känsliga personuppgifter, personnummer och onödiga privata detaljer.

3. Ändamål och rättslig grund

• Tillhandahålla tjänsten: konton, projekt, rapporter, dokument och begärda funktioner. Behandling som behövs för ett avtal med dig stöds på avtal. Administration av företagskontakter stöds på intresset att tillhandahålla tjänsten till företaget.
• Support och kontakt: besvara frågor, hantera fel och följa upp ärenden med stöd av intresset att ge support och kommunicera med användare och företagskontakter.
• Säkerhet och drift: förebygga missbruk, kontrollera behörighet och felsöka med stöd av intresset att hålla tjänsten säker och fungerande.
• Rättsliga skyldigheter: hantera exempelvis tillämpliga krav på personuppgiftsrättigheter.

För uppgifter som behandlas på ett kundföretags uppdrag bestämmer företaget ändamålet och den rättsliga grunden. Att använda tjänsten är inte ett generellt samtycke till all personuppgiftsbehandling.

AI används för tolkning och rapporttext. Rapportberäkningar följer fasta beräkningsregler. Funktionen är inte avsedd för automatiserade beslut om personer med rättsliga eller liknande betydande konsekvenser.

4. AI och tjänsteleverantörer

Följande tjänster ingår i applikationens behandling. Vilka som berör ett visst underlag beror på vilken funktion du använder.

• Supabase: inloggning, databas och lagring av projekt, rapporter och uppladdade dokument.
• Vercel: webbplatsens drift, tekniska förfrågningar och besöksstatistik.
• OpenAI: relevanta formulärsvar och projektuppgifter för tolkning och generering av text.
• Anthropic: fakturor och EPD:er som skickas för dokumenttolkning, inklusive den text och de bilder som behandlingen behöver.
• Resend eller Google/Gmail: transaktionsmejl, till exempel inbjudningar, kontaktmeddelanden och kontorelaterad kommunikation.
• Geoapify, openrouteservice och OpenStreetMaps Nominatim: adressökning och avståndsberäkning. Sökadresser eller koordinater kan skickas när dessa funktioner används.
• Google Fonts: typsnitt hämtas av webbläsaren, vilket medför en teknisk förfrågan till Google.

Skicka bara dokument som du har rätt att använda i tjänsten. Ta bort onödiga personuppgifter före uppladdning. Uppgifter som redan ingår i ett uppladdat dokument kan följa med när dokumentet tolkas.

API-behandling innebär inte automatiskt att leverantören saknar lagring. Lagring för drift, säkerhet och missbruksövervakning kan förekomma enligt leverantörens avtal och tjänsteinställningar. Vi utlovar inte ”zero data retention”. Se OpenAI:s information om företagsdata och Anthropics information om API-lagring.

Leverantörernas behandling kan innebära överföring eller åtkomst utanför EU/EES, bland annat i USA. Sådan behandling behöver stöd i tillämpliga överföringsregler, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler och nödvändiga skyddsåtgärder. Kontakta oss för information om de avtal och överföringsskydd som gäller för ert användningsfall.

5. Åtkomst och delning

Åtkomst i tjänsten styrs av konto, företagstillhörighet och behörigheter. När du lämnar in en rapport till ett beställarprojekt kan berörda projektanvändare få tillgång till rapporten och det underlag som följer inlämningen.

Delningslänkar, projektinbjudningar och exporter behöver hanteras varsamt. En person som får en giltig delningslänk kan få tillgång till det material länken avser. En nedladdad PDF eller Excel-fil kan finnas kvar hos mottagaren även om åtkomsten i tjänsten senare ändras.

Du styr vilka mottagare du delar med och behöver säkerställa att delningen är tillåten. Vi säljer inte projekt- eller kontaktuppgifter för marknadsföring.

6. Lagring och radering

Konto- och projektuppgifter sparas för att tillhandahålla den begärda tjänsten och hålla rapporter, underlag och historik tillgängliga. Behovet påverkas av om kontot och projektet fortfarande används, företagets instruktioner och om uppgifterna behövs för ett pågående ärende eller en rättslig skyldighet.

Radering av ett konto, rapporter, sparade utkast eller relaterade uppgifter hanteras genom en begäran och bedöms mot bland annat företagstillhörighet och redan inlämnade rapporter.

Kontaktuppgifter och ärenden behöver behållas medan ärendet hanteras och i den utsträckning de behövs för uppföljning eller rättsliga anspråk. Tekniska loggar och säkerhetskopior hanteras enligt driftleverantörernas inställningar och rutiner; en radering ur den aktiva tjänsten innebär inte alltid omedelbar radering ur alla säkerhetskopior.

Exportera dokument och originalunderlag som ditt företag behöver bevara. Tjänsten ersätter inte företagets egen dokumenthantering.

7. Cookies, lokal lagring och statistik

Inloggningscookies används för att hålla dig inloggad och hantera din session. Webbläsarens sessionStorage används för bland annat påbörjade formulär och tillfälliga rapportresultat; sådan data försvinner normalt när fliken stängs.

localStorage används för bland annat språk, aktivt företag, lokala faktura- och leverantörsmatchningar och en väntande engångsnyckel när en anonym rapport ska kopplas till ett konto. Engångsnyckeln blir ogiltig på servern senast efter 30 dagar. Utloggningsflödet rensar den lokala företagskontexten, fakturacachen, sessionsutkasten och en eventuell väntande rapportnyckel.

Vercel Web Analytics används för aggregerad besöksstatistik utan analyscookies. Query-strängar och sidfragment tas bort före sidvisningsevent, och privata identifierare i de stödda sidvägarna maskeras. Statistik kan omfatta sidväg, hänvisande sida, ungefärlig geografi, enhet och webbläsare. Läs om Vercels statistikbehandling.

8. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering eller begränsning av behandling. Du kan också invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och, när förutsättningarna är uppfyllda, begära dataportabilitet.

På ditt konto finns funktioner för dina uppgifter och raderingsbegäran. En raderingsbegäran innebär att ärendet tas emot för handläggning, inte att alla uppgifter omedelbart raderas. Du kan även kontakta oss. Vi kan behöva kontrollera din identitet för att skydda uppgifterna.

En begäran ska normalt besvaras inom en månad. Vid förlängning enligt dataskyddsförordningen ska du informeras om skälen. Om ditt företag bestämmer behandlingen av uppgifterna kan ärendet behöva hanteras tillsammans med företaget.

Du har rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Läs också IMY:s information om dina rättigheter.